INTRODUCTION
WebEx Meetings est un service Internet qui permet d’organiser des réunions sous forme de visioconférences ou de conférences téléphoniques (les fameuses ‘confCall’) ou un bien mixte de ces deux modes pour les personnes qui n’ont pas de caméra ou qui ne souhaitent pas diffuser leur image. WEBEX Meetings permet également de partager du contenu et d’organiser des webminars.
La Cité des métiers détient un abonnement WEBEX Meetings qui lui donne droit :
- D’organiser un nombre illimité de réunions en 24H … Mais une seule réunion à la fois
- Pour 100 participants maximum
Pour participer à une réunion, il faut y avoir été invité par mail ou connaître le n° de la réunion et le n° d’appel. Il faut être muni d’un téléphone, ou d’un smartphone, ou d’une tablette ou d’un pc. Ce n’est pas nécessaire d’avoir un compte WEBEX.
Les principales fonctionnalités sont les suivantes :
- Partage de contenu
- Tchat
- Sondage
RÉUNION INSTANNÉE
Connectez-vous au site : https://lacitedesmetiersdemarseilleetdepaca.my.webex.com/
avec les logins et mot de passe du compte WebEx de la Cité des métiers.
Démarrez une réunion instantanée en cliquant le bouton ‘Démarrer une réunion’ ou planifier-la en cliquant sur ‘Programmer’.
PLANIFIER ET INVITER
Connectez-vous au site : https://lacitedesmetiersdemarseilleetdepaca.my.webex.com/
avec les logins et mot de passe du compte WebEx de la Cité des métiers.
- Le nom de la réunion
- Dans la plupart des cas il sera inutile de saisir un mot de passe, vous pouvez laisser celui qui a été généré automatiquement par Webex : il sert uniquement dans le cas où un participant souhaiterait rejoindre la réunion en rentrant le n° de la réunion sur l’application WEBEX.
- La date et l’heure de la réunion
- L’adresse Email des participants
Si vous cliquez sur ‘Afficher les options avancés’, vous pouvez choisir les options de connexion Audio, saisir l’ordre du jour et sélectionner les options de programmation. Vous pouvez aussi vous arrêter là, et cliquer sur le bouton ‘Programmer’.
Si vous avez fait le choix d’afficher les options avancées, voici les plus intéressantes :
Options de connexion audio
C’est ici que vous spécifiez si vous souhaitez entendre un bip sonore à chaque connexion et déconnexion d’un participant. Il est par défaut désactiver.
Réunion sur inscription
Cliquez sur ‘Options de programmation’ puis cochez la case ‘Demander l’inscription des participants’ et choisissez les informations que vous souhaitez connaître à propos du participant.
Changer les privilèges des participants
Cliquez sur ‘Options de programmation’ puis cliquez sur ‘Privilèges des invités’. Activez/désactivez les options en fonction du style de réunion que vous mettez en place.
Cliquez ensuite sur le bouton ‘Programmer’ pour planifier votre réunion. La description de la réunion s’affiche. Vous pouvez à tout moment ajouter des invités en saisissant leur adresse mail dans le champ prévu à cet effet.
INVITATIONS
En appuyant sur ‘Programmer’, WebEx génère et envoie automatiquement un email d’invitation à chaque participant et à l’organisateur.
L’organisateur reçoit cet email de confirmation qui lui permettra de démarrer la réunion le moment venu. Il peut également démarrer la réunion via le site Internet. Peu importe.
Email d’invitation envoyé aux participants
Si la réunion est sur ‘Inscription’, WebEx envoie un email contenant une demande d’inscription.
INSCRIPTIONS
S’inscrire à une réunion
Pour s’inscrire à une réunion, le participant clique le bouton ‘S’inscrire’ depuis le mail envoyé par Webex. (voir ci-dessus). Il remplit et valide le formulaire suivant . Un message lui indique qu’une confirmation de son inscription lui sera envoyé ultérieurement, après acceptation de sa demande par l’organisateur.
Gérer les inscriptions
Si vous avez choisi d’organiser une réunion sur inscription, dans le menu ‘Liste des réunions’, éditez votre réunion et cliquez sur le lien ‘Gestion des inscriptions’. Sélectionnez les participants puis acceptez ou refusez leur inscription.
S’il est accepté, le participant recevra l’email d’invitation sinon l’email suivant :
RÔLES DES PARTICIPANTS
L’organisateur est chargé de contrôler et coordonner une réunion, il doit avoir un compte WebEX, il peut :
- Programmer et démarrer une réunion
- Inviter des participants à une réunion programmée
- Inviter des participants à une réunion en cours
- Accorder des privilèges aux invités durant une réunion
- Désigner un animateur
- Attribuer le rôle d’organisateur à un autre participant et reprendre le rôle d’organisateur
- Restreindre l’accès à une réunion
- Spécifier ou éditer un message d’accueil pour les invités au cours une réunion
- Enregistrer une réunion
- Mettre fin à une réunion
- En début de réunion, l’organisateur a le rôle d’animateur
- Son écran, documents et tableaux blancs
- Lancer un sondage
- Enregistrer un questionnaire de sondage, les résultats de sondage dans un fichier
DÉMARRER - PRÉPARER UNE RÉUNION
C’est l’organisateur qui démarre une réunion en cliquant sur le bouton ‘Démarrer la réunion’ de l’email d’invitation, ou depuis l’application Internet WebEx. L’écran suivant s’affiche. Le menu complet est présent en haut de l’écran, les fonctionnalités les plus utilisées s’affichent en bas sous forme d’icônes. Si votre caméra est branchée, une vignette apparaît en bas à droite.
Contrôlez les paramètres de la réunion avant que les participants n’arrivent.
Menu Haut : Rubrique participants
Vous pouvez couper le son des participants dès leur entrée. Ils pourront interagir avec vous par tchat.
C’est ici que vous paramétrez le tchat, et le partage de contenu en assignant des privilèges aux participants.
Menu Haut : Rubrique Affichage
Si vous ne souhaitez pas que les vidéos des participants s’affichent, allez dans le menu ‘Affichage’ et désactivez l’option ‘Afficher la vidéo du participant’.
FONCTIONNALITÉS
En cours de réunion, les principales fonctionnalités sont directement accessibles via les icônes affichées en bas de votre écran :
Couper / Activer votre micro
Couper / Activer votre caméra
Partager du contenu
Enregistrer / Stopper l’enregistrement de la réunion
Afficher / Masquer le panneau participants
Afficher / Masquer le panneau du Tchat
Autres fonctionnalités : Accès au sondage
Mettre fin / Quitter la réunion
Partager du contenu
Une fois le partage réalisé, le menu s’affiche en haut de votre écran. Il reprend les fonctionnalités citées ci-dessus plus l’arrêt du partage d’écran.
Panneau participants
L’animateur de la réunion est repérable au petit icône vert et blanc au regard de son nom.
Sondage
Les résultats peuvent être enregistrés dans un fichier.
