GUIDE UTILISATEUR WEBEX

INTRODUCTION

WebEx Meetings est un service Internet qui permet d’organiser des réunions sous forme de visioconférences ou de conférences téléphoniques (les fameuses ‘confCall’) ou un bien mixte de ces deux modes pour les personnes qui n’ont pas de caméra ou qui ne souhaitent pas diffuser leur image. WEBEX Meetings permet également de partager du contenu et d’organiser des webminars.

La Cité des métiers détient un abonnement WEBEX Meetings qui lui donne droit  :

  • D’organiser un nombre illimité de réunions en 24H … Mais une seule réunion à la fois
  • Pour 100 participants maximum

Pour participer à une réunion, il faut y avoir été invité par mail ou connaître le n° de la réunion et le n° d’appel. Il faut être muni d’un téléphone, ou d’un smartphone, ou d’une tablette ou d’un pc. Ce n’est pas nécessaire d’avoir un compte WEBEX.

Les principales fonctionnalités sont les suivantes : 

  • Partage de contenu
  • Tchat
  • Sondage

RÉUNION INSTANNÉE

Connectez-vous au site :  https://lacitedesmetiersdemarseilleetdepaca.my.webex.com/ 

avec les logins et mot de passe du compte WebEx de la Cité des métiers.

Démarrez une réunion instantanée en cliquant le bouton ‘Démarrer une réunion’ ou planifier-la en cliquant sur ‘Programmer’.

WebEx-Accueil

PLANIFIER ET INVITER

Connectez-vous au site :  https://lacitedesmetiersdemarseilleetdepaca.my.webex.com/ 

avec les logins et mot de passe du compte WebEx de la Cité des métiers.

Cliquez sur le bouton ‘Programmer’ et saisissez les informations suivantes : 
  • Le nom de la réunion
  • Dans la plupart des cas il sera inutile de saisir un mot de passe, vous pouvez laisser celui qui a été généré automatiquement par Webex : il sert uniquement dans le cas où un participant souhaiterait rejoindre la réunion en rentrant le n° de la réunion sur l’application WEBEX.
  • La date et l’heure de la réunion
  • L’adresse Email des participants
WebEx-PorgrammerRéunion-1

Si vous cliquez sur ‘Afficher les options avancés’, vous pouvez choisir les options de connexion Audio, saisir l’ordre du jour et sélectionner les options de programmation. Vous pouvez aussi vous arrêter là, et cliquer sur le bouton ‘Programmer’.

Si vous avez fait le choix d’afficher les options avancées, voici les plus intéressantes : 

  • Options de connexion audio 

C’est ici que vous spécifiez si vous souhaitez entendre un bip sonore à chaque connexion et déconnexion d’un participant. Il est par défaut désactiver.

  • Réunion sur inscription 

Cliquez sur ‘Options de programmation’ puis  cochez la case ‘Demander l’inscription des participants’ et choisissez les informations que vous souhaitez connaître à propos du participant.

WebEx-inscription

  • Changer les privilèges des participants

Cliquez sur ‘Options de programmation’ puis  cliquez sur ‘Privilèges des invités’. Activez/désactivez les options en fonction du style de réunion que vous mettez en place.

WebEx-PrivilegesInvites

Cliquez ensuite sur le bouton ‘Programmer’ pour planifier votre réunion. La description de la réunion s’affiche. Vous pouvez à tout moment ajouter des invités en saisissant leur adresse mail dans le champ prévu à cet effet.

WebEx-ReunionProgrammée

INVITATIONS

En appuyant sur ‘Programmer’, WebEx génère et envoie automatiquement un email d’invitation à chaque participant et à l’organisateur.

L’organisateur reçoit cet email de confirmation qui lui permettra de démarrer la réunion le moment venu. Il peut également démarrer la réunion via le site Internet. Peu importe.

WebEx-InvitationOrganisateur

Email d’invitation envoyé aux participants

WebEx-EmailInvitation
Email d'invitation

Si la réunion est sur ‘Inscription’, WebEx envoie un email contenant une demande d’inscription.

WebEx-Mail-Inscription

INSCRIPTIONS

  • S’inscrire à une réunion

Pour s’inscrire à une réunion, le participant clique le bouton ‘S’inscrire’ depuis le mail envoyé par Webex. (voir ci-dessus). Il remplit et valide le formulaire suivant . Un message lui indique qu’une confirmation de son inscription lui sera envoyé ultérieurement, après acceptation de sa demande par l’organisateur.

WebEx-InscriptionFormulaire
WebEx-InscriptionEmailEnAttente

  • Gérer les inscriptions

Si vous avez choisi d’organiser une réunion sur inscription, dans le menu ‘Liste des réunions’, éditez votre réunion  et cliquez sur le lien ‘Gestion des inscriptions’. Sélectionnez les participants puis acceptez ou refusez leur inscription. 

 
WebEx-InscriptionGestion

S’il est accepté, le participant recevra l’email d’invitation sinon l’email suivant : 

WebEx-InscriptionRejetee

RÔLES DES PARTICIPANTS

L’organisateur est chargé de contrôler et coordonner une réunion, il doit avoir un compte WebEX, il peut : 

  • Programmer et démarrer une réunion
  • Inviter des participants à une réunion programmée
  • Inviter des participants à une réunion en cours
  • Accorder des privilèges aux invités durant une réunion
  • Désigner un animateur
  • Attribuer le rôle d’organisateur à un autre participant et reprendre le rôle d’organisateur
  • Restreindre l’accès à une réunion
  • Spécifier ou éditer un message d’accueil pour les invités au cours une réunion
  • Enregistrer une réunion
  • Mettre fin à une réunion
  • En début de réunion, l’organisateur a le rôle d’animateur
 Il y a un et un seul organisateur, celui qui détient la licence !

 

L’animateur est responsable de la diffusion du contenu. Il peut partager : 
  • Son écran,  documents et tableaux blancs
  • Lancer un sondage
  • Enregistrer un questionnaire de sondage, les résultats de sondage dans un fichier
 

DÉMARRER - PRÉPARER UNE RÉUNION

C’est l’organisateur qui démarre une réunion en cliquant sur le bouton ‘Démarrer la réunion’ de l’email d’invitation, ou depuis l’application Internet  WebEx. L’écran suivant s’affiche. Le menu complet est présent en haut de l’écran, les fonctionnalités les plus utilisées s’affichent en bas sous forme d’icônes. Si votre caméra est branchée, une vignette apparaît en bas à droite.

WebEx-DemarrerReunion

Contrôlez les paramètres de la réunion avant que les participants n’arrivent.

  • Menu Haut : Rubrique participants 

Quelques options intéressantes :
Vous pouvez couper le son des participants dès leur entrée. Ils pourront interagir avec vous par tchat.
Vous pouvez inviter d’autres personnes à venir vous rejoindre et / ou renvoyer un email de rappel.
Par défaut ‘Tout le monde peut partager du contenu’, si ce n’est pas ce que vous souhaitez, désactivez cette option.
WebEx-menuParticipants

C’est ici que vous paramétrez le tchat, et le partage de contenu en assignant des privilèges aux participants.

WebEx-Privilege-1
WebEx-Privilege-2

  • Menu Haut : Rubrique Affichage

Si vous ne souhaitez pas que les vidéos des participants s’affichent, allez dans le menu ‘Affichage’ et désactivez l’option ‘Afficher la vidéo du participant’.

WebEx-MenuAffichage

FONCTIONNALITÉS

En cours de réunion, les principales fonctionnalités sont directement accessibles via les icônes affichées en bas de votre écran : 

WebEx-MenuBasIcones-1
WebEx-IconeMicro
WebEx-IconeCamera
WebEx-IconePartagerContenu
WebEx-IconeEnregistrer
WebEx-IconeParticipant
WebEx-IconeTchat
WebEx-IconeAutres

Couper / Activer votre micro

Couper / Activer  votre caméra

Partager du contenu

Enregistrer / Stopper l’enregistrement de la réunion

Afficher / Masquer le panneau participants

Afficher / Masquer le panneau du Tchat

Autres fonctionnalités : Accès au sondage

Webex Sondage
WebEx-IconeFin

Mettre fin / Quitter la réunion

 

  • Partager du contenu 

Le plus simple est de partager son écran. C’est le rôle de l’animateur, mais si les privilèges ont été octroyés, tous les invités pourront également le faire. Dans l’exemple ci-dessous, cliquez  sur l’écran 1,2 ou 3 qui s’affichent sur la première ligne.
WebEX-PartageEcran-1

Une fois le partage réalisé, le menu s’affiche en haut de votre écran. Il reprend les fonctionnalités citées ci-dessus plus l’arrêt du partage d’écran.

WebEx-PartageEcran2

 

  • Panneau participants 

Les participants s’affichent dans une fenêtre à droite de l’écran.
Pour désigner un animateur, cliquez droit sur un participant puis ‘Donner le rôle de l’animateur’. Ce participant pourra ainsi partager son écran et lancer un sondage. Vous pouvez également à partir de ce menu interagir avec le son et la vidéo du/des participants.
 
WebEx-PanneauParticipant-1

L’animateur de la réunion est repérable au petit icône vert et blanc au regard de son nom.

WebEx-PanneauParticipant-2

 

  • Sondage

Pendant une réunion, l’animateur a la possibilité de lancer un ou plusieurs sondages. Ils peuvent être utiles pour recueillir des commentaires, des votes ou tester des connaissances. Le panneau ‘Sondage’ affiché à droite de l’écran permet de créer ou d’ouvrir un sondage existant, de le modifier et de le lancer.
 
Le bouton ‘options’ en bas de l’écran permet de paramétrer la durée d’affichage du sondage sur l’écran du participant.  Une fois le temps imparti écoulé, le sondage se ferme. L’animateur peut alors partager les résultats du sondage avec l’ensemble des participants.
 
WebEx-Sondage-2

Les résultats peuvent être enregistrés dans un fichier.

WebEx-Sondage-EnregistreResultat